Gastgespräch Hochzeit & Firmenfeier strukturieren — ohne Lücken

Donnerstagnachmittag, Beratungstisch in der Eventlocation. Das Brautpaar erzählt von Menüwünschen und Dekoration — und erst beim Aufstehen fällt auf, dass niemand nach Allergenen gefragt hat. Der Aufbau am Samstag? Steht irgendwo auf einem Zettel, den die Leitung mit nach Hause genommen hat. Drei Wochen später ruft der Florist an: Er habe den fünfzehnten im Kalender, nicht den achten. Nicht aus Bosheit — im Gespräch fehlten Pflichtpunkte, und niemand hat es gemerkt.

Ein geführtes Gastgespräch hält solche Lücken fest, bevor sie teuer werden. Statt freier Notizen auf dem iPad gibt es Vorlagen für Hochzeit, Firmenfeier oder Catering — typische Abschnitte wie Datum, Gästezahl, Räume, Essen und Technik sind schon vorgegeben. Eigene Vorlagen lassen sich ab Pro anlegen und pflegen. Eine Ampel zeigt, was noch offen ist, bevor daraus Kalender und Beteiligte abgeleitet werden.

Gespräch am Tisch, nicht im Kopf

Das Gespräch läuft am Tablet oder PC — das Handy bleibt für Notfälle. Wer alle Pflichtfelder durchgeht, erzeugt bei der Ableitung Slots und Beteiligte aus denselben Antworten. Hat sich seit der letzten Ableitung etwas geändert, zeigt ein Diff die Abweichung — statt dass jemand drei Tools vergleicht und hofft, dass nichts vergessen wurde.

• Hochzeit: Menü, Allergene, Aufbauzeit und Florist-Termin in einem Durchgang — nicht verteilt auf drei Gespräche.
• Firmenfeier: Technik, Catering-Slots und Raumbelegung entstehen aus demselben Gespräch.
• Catering-Auftrag: Lieferfenster und Ansprechpartner landen direkt in der Timeline.

Externe und Gäste einbinden

Rollen und Termine aus dem Gespräch gehen an Beteiligte — Bestätigung per Magic-Link, ohne dass Florist oder DJ ein Konto brauchen. Praxis dazu: Magic-Link für Externe. Überblick zur digitalen Planung: Veranstaltungsplanung digital.

Ab Pro können Sie dem Gast eine Gesprächszusammenfassung per Mail schicken und offene Beteiligte mit Remindern anstoßen — sieben, zwei und einen Tag vorher. Magic-Link und ICS-Kalendereinträge gehören schon zum Standard.